Ať už se stěhujete kvůli expanzi, lepší dostupnosti nebo prostě do hezčích prostorů, stojí před vámi velký úkol. Aby stěhování proběhlo co možná nejhladčeji budete muset naplánovat každý krok s maximální pečlivostí. Pojďme si říct, co byste rozhodně neměli opomenout.
- Nic nenechejte náhodě
Stěhování firem je složitý úkol, který si vyžaduje hodně pečlivosti a plánování. Počínaje výběrem vhodného termínu, přes sestavení rozpočtu až po informování všech zainteresovaných stran.
- Komunikujte a informujte
Zaměstnanci byli měli být o všem včas informováni. Měli by vědět o tom, kdy a jak se stěhování uskuteční, a co to pro ně bude znamenat. Zapojte je do plánování a naslouchejte jejich připomínkám a návrhům. Možná vás překvapí svými dobrými nápady. Dobrá komunikace dokáže předejít zbytečným zmatkům.
- Zajistěte potřebné technologické vybavení
Přesun technologického vybavení, jako jsou počítače, servery, síťová infrastruktura nebo telekomunikační systémy, je jedním z nejsložitějších úkolů při stěhování firem. Veškeré technologické vybavení musí být bezpečně přemístěno a co nejrychleji znovu zprovozněno. Při tom vám nesmí chybět IT odborník, který se postará o správné zálohování, odpojení a znovu zprovoznění veškerého vybavení.
- Zajištění dat a citlivých informací
Stěhování může představovat velké riziko pro bezpečnost. V ohrožení můžou být například firemní data. Zejména pokud jde o citlivé dokumenty nebo důvěrné informace uložené v digitální podobě. Před stěhováním se raději ujistěte, že jsou všechny dokumenty a data v elektronické podobě šifrované a fyzické dokumenty bezpečně uložené v trezorech nebo uzamykatelných skříních. Ztráta citlivých dat může mít vážné následky nejen pro vás, ale i vaše klienty, proto si na to dávejte obzvlášť velký pozor.
- Všechny včas informujte
O přesunu firmy do nových prostor by měli být informování nejen zaměstnanci, ale v podstatě všichni. Upozorněte na stěhování své klienty, externí partnery, dodavatele, veřejnost a taky další subjekty, které jsou s vaší firmou spojené nebo by měli o jejím přesunu a případných dočasných omezeních vědět.
